Безкоштовна технічна бібліотека

Посадова інструкція для офіс-менеджера. Повний документ

Охорона праці / Посадові інструкції

 Коментарі до статті

I. Загальні положення

1. Офіс-менеджер відноситься до категорії спеціалістів Компанії, основними завданнями якого є організаційне та документаційне забезпечення управлінської діяльності.
2. Офіс-менеджер призначається на посаду та звільняється від неї наказом Генерального директора Компанії.
3. Офіс-менеджер безпосередньо підпорядковується Генеральному директору.
4. У підпорядкуванні офіс-менеджера знаходяться завідувач господарства, водій, кур'єр та прибиральниця.
5. Офіс-менеджер веде кадрове діловодство у період тимчасової відсутності (хвороба, відпустка) начальника відділу кадрів.
6. У період тимчасової відсутності (хвороба, відпустка) заміщає офіс-менеджера начальник відділу кадрів.
7. Офіс-менеджер керується у своїй діяльності:

• законодавчими актами України;
• Статутом Компанії;
• Положення про внутрішній розпорядок робочого часу;
• Положення про відділи Компанії;
• наказами керівництва;
• нормативно-методичними матеріалами щодо організації діловодства;
• справжньою Посадовою інструкцією.

8. На посаду офіс-менеджера призначаються особи з вищою, неповною вищою або середньою спеціальною освітою та стажем роботи не менше 1 року на аналогічній посаді, зі знанням діловодства, оргтехніки (факсу, копіру, сканера, принтера), програм Microsoft Office, культури праці та ділової етики.
9. Офіс-менеджер повинен знати:

• організаційно-штатну структуру та співробітників Компанії;
• положення, накази та внутрішні процедури Компанії;
• функції та завдання підрозділів Компанії;
• функціональні обов'язки працівників адміністративного відділу Компанії;
• свої функціональні обов'язки та права;
• свої дії при позаштатних та аварійних ситуаціях.

ІІ. Посадові обов'язки

1. Виконує функції секретаря Компанії:
2. Документаційне забезпечення управління:

• прийом документів та особистих заяв на підпис Генерального директора Компанії;
• фіксування відбитка гербового друку на договорах та наказах;
• робота з наказами, розпорядженнями: підготовка проекту, оформлення, підписання, погодження, ознайомлення працівників Компанії, реєстрація, облік, зберігання, формування справ;
• робота із вхідною кореспонденцією (листи, факсимільні повідомлення): прийом, реєстрація, передача адресату, облік, зберігання;
• організація отримання кореспонденції за юридичною, поштовою та фактичною адресами;
• робота з вихідною кореспонденцією (листи, факсимільні повідомлення): реєстрація, передача, облік, зберігання; оформлення листів Генерального директора та його заступників; відправлення термінових листів;
• ведення та оформлення протоколу нарад та засідань;
• оформлення довіреностей отримання кореспонденції, посилок та інших. матеріальних цінностей;
• за дорученням Генерального директора та директорів департаментів виконання копіювально-розмножувальних робіт;
• за дорученням Генерального директора та директорів департаментів підготовка проектів листів, запитів та інших документів щодо діяльності Компанії в цілому;
• за дорученням Генерального директора печатку службових матеріалів, запровадження інформації до банку даних;
• формування справ відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечення їх збереження та здавання в архів.

3. Прийом телефонних дзвінків та, у разі потреби, переведення їх на тих співробітників, яким вони призначаються. Фіксування отриманої по телефону для Генерального директора інформації за його відсутності та доведення її змісту до його відомості.
4. Підготовка нарад та засідань, що проводяться Генеральним директором (оповіщення учасників про час та місце проведення, порядок денний).
5. Організація зустрічі відвідувачів та гостей Компанії.
6. Замовлення авіа- та залізничних квитків, бронювання готелів.
7. Забезпечує життєдіяльність офісу:

• замовлення води у міру необхідності;
• замовлення канцелярії щокварталу;
• здійснення підписки на періодичні видання;
• оформлення заявок на оплату рахунків з оренди приміщень та комунальних платежів орендодавців;
• організація та контроль за дотриманням співробітниками Компанії інструкції з безпеки та режиму роботи, встановленими адміністрацією фірми-орендодавця.

8. Координує та контролює роботу:

• водія (прийом заявок на машину та розробка графіку використання автотранспорту Компанії);
• кур'єрів;
• прибиральниці.

9. Офіс-менеджер як член трудового колективу зобов'язаний:

• сумлінно виконувати свої трудові обов'язки, дотримуватися трудової дисципліни, своєчасно та точно виконувати розпорядження адміністрації та безпосереднього керівника, використовувати весь робочий час для продуктивної праці;
• якісно та вчасно виконувати виробничі завдання та доручення;
• підтримувати чистоту та порядок на своєму робочому місці, у службових та інших приміщеннях, дотримуватися встановленого порядку зберігання документів та матеріальних цінностей;
• ефективно використовувати персональні комп'ютери, оргтехніку та інше обладнання, економно та раціонально витрачати матеріали та енергію, інші матеріальні ресурси;
• дотримуватись норм, правил та інструкцій з охорони праці, виробничої санітарії, правил протипожежної безпеки;
• не використовувати для виступів і публікацій у засобах масової інформації відомостей, отриманих з службового становища, визначених спеціальними документами компанії, як комерційна (службова) таємниця, поширення якої може завдати шкоди компанії чи його працівникам.

ІІІ. Права

Офіс-менеджер має право:

1. Отримувати інформацію, у тому числі конфіденційну, в обсязі, необхідному для вирішення поставлених завдань.
2. Вимагати від виконавців доопрацювання документів, підготовлених із порушенням встановлених правил їх складання та оформлення.
3. Візувати документи управлінської діяльності у межах своєї компетенції.
4. Представляти керівництву пропозиції щодо вдосконалення своєї роботи та роботи Компанії.
5. Вимагати від керівництва створення нормальних умов виконання службових обов'язків і збереження всіх документів, що утворюються внаслідок діяльності Компанії.
6. Приймати рішення у межах своєї компетенції.
7. Застосовувати заохочення та накладати стягнення на співробітників, які перебувають у офіс-менеджера у підпорядкуванні, після погодження з Генеральним директором.

IV. Відповідальність

Офіс-менеджер несе відповідальність за:

1. Невиконання та/або нечітке, невчасне халатне виконання своїх посадових обов'язків.
2. Недогляди, що призводять до заподіяння матеріальних збитків Компанії та/або збитків її іміджу.
3. Збереження документації, розголошення відомостей, що мають гриф "Конфіденційно" або "КТ".
4. Ігнорування правами, передбаченими цією інструкцією.
5. Порушення Правил внутрішнього трудового розпорядку, виробничої та трудової дисципліни.

 Рекомендуємо цікаві статті розділу Посадові інструкції:

▪ Відеоінженер відділу творчих програм. Посадова інструкція

▪ Квитковий контролер. Посадова інструкція

▪ Комерційний директор. Посадова інструкція

Дивіться інші статті розділу Посадові інструкції.

Читайте та пишіть корисні коментарі до цієї статті.

<< Назад

Останні новини науки та техніки, новинки електроніки:

Машина для проріджування квітів у садах 02.05.2024

У сучасному сільському господарстві розвивається технологічний прогрес, спрямований на підвищення ефективності догляду за рослинами. В Італії було представлено інноваційну машину для проріджування квітів Florix, створену з метою оптимізації етапу збирання врожаю. Цей інструмент оснащений мобільними важелями, що дозволяють легко адаптувати його до особливостей саду. Оператор може регулювати швидкість тонких проводів, керуючи ним із кабіни трактора за допомогою джойстика. Такий підхід значно підвищує ефективність процесу проріджування квітів, забезпечуючи можливість індивідуального налаштування під конкретні умови саду, а також сорт та вид фруктів, що вирощуються на ньому. Після дворічних випробувань машини Florix на різних типах плодів результати виявились дуже обнадійливими. Фермери, такі як Філіберто Монтанарі, який використовував машину Florix протягом кількох років, відзначають значне скорочення часу та трудовитрат, необхідних для проріджування кольорів. ...>>

Удосконалений мікроскоп інфрачервоного діапазону 02.05.2024

Мікроскопи відіграють важливу роль у наукових дослідженнях, дозволяючи вченим занурюватися у світ невидимих ​​для ока структур та процесів. Однак різні методи мікроскопії мають обмеження, і серед них було обмеження дозволу при використанні інфрачервоного діапазону. Але останні досягнення японських дослідників із Токійського університету відкривають нові перспективи вивчення мікросвіту. Вчені з Токійського університету представили новий мікроскоп, який революціонізує можливості мікроскопії в інфрачервоному діапазоні. Цей удосконалений прилад дозволяє побачити внутрішні структури живих бактерій із дивовижною чіткістю в нанометровому масштабі. Зазвичай мікроскопи в середньому інфрачервоному діапазоні обмежені низьким дозволом, але нова розробка японських дослідників дозволяє подолати ці обмеження. За словами вчених, розроблений мікроскоп дозволяє створювати зображення з роздільною здатністю до 120 нанометрів, що в 30 разів перевищує дозвіл традиційних метрів. ...>>

Пастка для комах 01.05.2024

Сільське господарство - одна з ключових галузей економіки, і боротьба зі шкідниками є невід'ємною частиною цього процесу. Команда вчених з Індійської ради сільськогосподарських досліджень – Центрального науково-дослідного інституту картоплі (ICAR-CPRI) у Шимлі представила інноваційне вирішення цієї проблеми – повітряну пастку для комах, яка працює від вітру. Цей пристрій адресує недоліки традиційних методів боротьби зі шкідниками, надаючи дані про популяцію комах у реальному часі. Пастка повністю працює за рахунок енергії вітру, що робить її екологічно чистим рішенням, яке не вимагає електроживлення. Її унікальна конструкція дозволяє відстежувати як шкідливі, так і корисні комахи, забезпечуючи повний огляд популяції в будь-якій сільськогосподарській зоні. "Оцінюючи цільових шкідників у потрібний час, ми можемо вживати необхідних заходів для контролю як комах-шкідників, так і хвороб", - зазначає Капіл. ...>>

Випадкова новина з Архіву Футболки зі сміття 11.06.2018 National Geographic випустила лімітовану серію футболок, створених із переробленого пластику, знайденого у водоймах національних парків. Футболки були випущені у співпраці з The North Face. Орієнтований новий продукт на мандрівників та любителів вуличного одягу. Сміття було зібрано у національних парках Йосеміті, Грейт-Смокі-Маунтінс та Грант-Тітоне. Загалом на виготовлення одягу пішло близько 72,5 кг пластикових пляшок.

Інші цікаві новини:

▪ Штучний м'яз

▪ Розроблено новий спосіб розщеплення води

▪ Бджоли в аеропорту

▪ Названа нова висота Евересту

▪ Космічний аметист у вмираючій зірці

Стрічка новин науки та техніки, новинок електроніки

Цікаві матеріали Безкоштовної технічної бібліотеки:

▪ розділ сайту Годинники, таймери, реле, комутатори навантаження. Добірка статей

▪ стаття Скелет у шафі. Крилатий вислів

▪ стаття Що забезпечувало роботу омивача лобового скла в автомобілі Фольксваген Жук? Детальна відповідь

▪ стаття Визначення сторін світла за Сонцем та годинником. Поради туристу

▪ Регулятор температури жала електропаяльника. Енциклопедія радіоелектроніки та електротехніки

▪ стаття Електродрилі. Експлуатація та ремонт. Енциклопедія радіоелектроніки та електротехніки

Залишіть свій коментар до цієї статті:

All languages ​​of this page

Arabic	Hebrew	Polish
Bengali	Hindi	Portuguese
Chinese	Italian	Spanish
English	Japanese	Turkish
French	Korean	Ukrainian
German	Malay	Vietnamese

Головна сторінка | Бібліотека | Статті | Карта сайту | Відгуки про сайт

www.diagram.com.ua
2000-2024